Filtros

Un filtro, para explicarlo de alguna manera, son un grupo de reglas que se aplican a los e-mail cuando estos se envían o reciben, las reglas son operaciones que podemos hacerle a los mismos, como si estuviéramos sentados enfrente y ejecutándolos, solo que los filtros son automáticos.

Por ejemplo podemos crear un filtro para que nos reenvíe el correo de nuestro trabajo, todos los e-mails que digan "Propuesta laboral", o poner en la etiqueta "Amigos" a todos los correos de nuestros amigos, incluso borrar los dolorosos correos de nuestra ex, para no caer en la tentación.

Las posibilidades son muy grandes y vamos a intentar ver la mayoría de ellas; aunque nada mejor luego de conocer como funcionan que realizar pruebas e intentar hallar soluciones diferentes.

Como hay que hacer? Para crear un filtro tenemos dos opciones, entrando en Configuracíon y luego en la pestaña Filtros.

O desde la pantalla principal de Gmail haciendo clic en la ventana del Buscador

Que cosas podemos filtrar?

Una vez que elegimos crear un filtro, utilizando cualquiera de las dos opciones que he comente mas arriba, aparecerá la siguiente ventana, la cual tiene todas las opciones para poder filtrar el correo.

Estas opciones son las que "seleccionan" los correos a filtrar, son inclusivos, eso quiere decir que para que un correo cumpla con el filtro, se deben dar todas las condicionantes impuestas en los campos De:, Para:, etc, a menos, que los mismos los dejemos en blanco.

Antes de empezar a explicar cada campo, quiero aclarar que tenemos que pensarlos como si fueran una búsqueda de Google, en la cual podemos utilizar los operadores booleanos, or y not. En Gmail la forma de utilizarlos es poniendo OR en mayúsculas y en el caso de not se utiliza el signo menos (-)

Dicho de forma entendible, si queremos filtar un email que provenga de pepe@gmail.com en el campo De: deberemos escribir pepe@gmail.com, si queremos filtrar correos que provengan de pepe@gmail.com o fulano@gmail.com, en el campo "De:" tendremos que escribir (pepe@gmail.com OR fulano@gmail.com). Observemos que la sentencia para que funcione debe estar entre paréntesis.

De: El criterio de selección para el filtrado en este campo es la dirección de correo de la(s) persona(s) que nos envían mensajes o puede ser solo por su nombre. Si escribimos allí pepe@gmail.com o simplemente pepe ese será el criterio de selección de nuestro filtro. Podemos utilizarlo para mas de un remitente utilizando el operador lógico OR. En ese caso podrías poner allí (pepe@gmail.com OR mariasol@hotmail.com OR juancho@gmail.com OR xxx@.........) lo que hará que el filtro actue para pepe, mariasol, juancho, xxx y todos los que quisieramos incluir. Importante este tipo de sentencias deben quedar entre paréntesis.

Si en este campo utilizas tu propia dirección puedes filtrar tus correos salientes y combinando con la Selección de acciones puedes realizar con tu correo saliente cualquiera de ellas.

Para: este campo busca en el destino del email, por ejemplo un email para una lista de correo, o un email que enviamos para alguien, las propiedades son las mismas que las que utilizamos en el campo De:

Asunto: Todo texto que aparezca en el titulo de los email, también puede ser el criterio de búsqueda y selección como Gmail, las comillas, los operadores lógicos, etc.

Contiene las palabras: Esto es lo mas interesante, puedes buscar todo el contenido de los email para filtrarlo. Supón que los filtros de Gmail no detecten algunos correos Spam de los mas comunes y frecuentes, tomemos como ejemplo esas ofertas de medicamentos que a pesar de todo nos llegan a Recibidos. Bastaría con escribir en Contiene las palabras: (Cialis OR Viagra OR Valium OR Pharmacy OR .... lo que se te ocurra) y redirigir esos correos a Spam o Papelera, para quitárnoslos de encima de forma automática.

No contiene: Con esto podemos hacer que los email que no contengan alguna palabra clave, pasen, es igual que poner NOT en el campo anterior solo que con esto podemos tener todo mas organizado.

Tiene archivos adjuntos: Con esto podemos especificar que el email a filtrar tenga necesariamente archivos adjuntos. Es bueno destacar que si no chequeamos esto, van a aparecer tanto archivos con o sin adjuntos.

Nota: Recordemos nuevamente que los campos vacíos no son tomados en cuenta. Mientras vamos definiendo las reglas de filtrado, podemos efectuar un clic en "Búsqueda de prueba" para ver si los e-mails que queríamos filtrar están siendo procesados e ir modificando los criterios de acuerdo a lo que vemos como resultado. La búsqueda de prueba nos confirma si lo que estamos haciendo, está de acuerdo a lo que deseamos.

Al finalizar presionamos en Paso Siguiente >> y veremos una nueva pantalla, tengamos en cuenta que siempre vamos a poder volver a la primera pantalla desde esta nueva.

Que podemos hacer con los e-mails filtrados? Lo vemos en la imagen siguiente.

Allí seleccionaremos las acciones que queremos hacer con nuestros e-mails filtrados, son todos bastante obvios así que solo vamos a aclarar un par de cosas; no sin antes decir que podemos crear un filtro que realice mas de una acción.

Por ahora solo le podemos aplicar una etiqueta a los e-mails filtrados, es medio tonto esto ya que justamente la idea de las etiquetas es que podamos aplicarle varias a un mismo e-mail. Por otro lado también es medio tonto aplicar mas de una etiqueta por filtro, para eso creamos una etiqueta acorde y listo. Lo que si se puede hacer es crear dos filtros que tomen los mismos e-mail (no que tengan las mismas condiciones, sino similares) y que apliquen dos etiquetas diferentes.

Por ejemplo un filtro en el que si viene un e-mail de pepe@gmail.com que vaya a la etiqueta Amigos, y otro que filtre también por pepe@gmail.com pero que si contiene la palabra "oficina" en el asunto le aplique la etiqueta Trabajo.

Algo muy interesante es la opción de reenvío, acá podemos escribir una dirección de correo para reenviar nuestros e-mail a esa persona. Ojo, solo se permite una dirección de correo.

Acá en esta pantalla podemos ver un ejemplo de como se ven los filtros una vez creados, fijémonos que este filtra los email que vienen de: (from:) dos direcciones (notemos como no tenemos que agregar @ ni .com ni nada), y abajo de esa linea se puede ver que tipo de acciones realizamos sobre estos.